Pengertian Perencanaan

21 Jan 2011

Perencanaan
perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat :
Rencana untuk stabilitas (plan for stability),
rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat
rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)
Proses perencanaan, terdiri dari :
Menentukan tujuan perencanaan
Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya
W. H. Newman
Planning is desiding in advance what is to be done (perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan)

Louis A. Allen
Planning is the determination of a course of action to achieve a desired result (perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan).

H. Koontz dan ODonnel
Planning is the function of a manager which involves the selection from among alternatives of objective, policies, procedures, and programs (perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan berbagai alternatif tujuan, kebijakan, prosedur, dan program).

Sondan P. Siagian
Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Dikenal:

1. Administrative planning (seluruh unit)
2. Managerial planning (departemental dan operasional)

George R. Terry
Planning is the selecting and relating of fack and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulation of proposed activities believed necessary to achieve desired results (perencanaan adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki).

Kesimpulan:
Perencanaan adalah pola perbuatan yang menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian.

2.2. Unsur-Unsur Perencanaan

1. Rasional (dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secara khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan);

2. Estimasi (dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan);

3. Preparasi (dibuat sebagai persiapan/pre-parasi; pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu);

4. Operasional (dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu).

2.3. Sifat Perencanaan

1. Faktual (dibuat berdasarkan fakta/data; memperkirakan kejadian yang akan datang dalam tindakan pelaksanaan kelak);

2. Rasional (masuk akal, ilmiah dan dapat dipertanggung jawabkan, bukan angan-angan),

3. Fleksibel (dapat mengikuti perkembangan kemajuan masyarakat, perubahan situasi dan kondisi; dapat diubah /disempurnakan sesuai keadaan/tidak merubah tujuan),

4. Kontiniu/berkesinambungan (dipersiapkan untuk tindakan yang terus menerus dan berkelanjutan; tidak untuk sekali tetapi untuk selamanya),

5. Dialektis (memperkirakan peningkatan dan perbaikan untuk kesempurnaan masa yang akan datang).

2.4. Fungsi Perencanaan

1. Interpretasi (dapat menjelasan, menguraikan dan menjabarkan kebijakan umum (general policy)dari bentuk kerjasama (manajemen);

2. Forcasting (dapat memperhitungkan keadaan dan situasi dimasa yang akan datang);

3. Koordinasi (sebagai alat koordinasi seluruh kegiatan manajemen);

4. Ekonomis (mengandung prinsif ekonomis/hemat, agar kegiatan manajemen efisien);

5. Pedoman (jadi pedoman, patokan atau pegangan pelaksanaan perencanaan dimaksud);

6. Kepastian (menetapkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian secara pasti tidak coba-caba);

7. Preventive control (alat pengontrol dan penilaian agar terhindar dari penyelewengan dan pemborosan, baik waktu, tenaga, biaya maupun fasilitas manajemen).

2.5. Prinsif/Asas Perencanaan

1. Contributeir (membantu tercapainya tujuan manajemen);

2. Primary activity (kegiatan pertama dari seluruh kegiatan manajemen);

3. Pervasivitas (mencakupi seluruh kegiatan manajemen, menyeluruh dalam setiap level);

4. Alternative (adanya alternatif/pilihan bahan, waktu, tenaga, biaya, dsb);

5. Efficiency (nilai efisiensi penghematan dan kerapian);

6. Limiting factor (factor yang urgen, terang, jelas, tegas dan tidak bertele-tele);
7. Pleksibilitas (mudah disempurnakan, diperbaiki disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang berubah-ubah);

8. Strategis (punya siasat/strategi agar diterima atasan, masyarakat maupun anggota untuk dilaksanakan);

? Tingkat-tingkat kebijaksanaan
Basic policy; kebijaksanaan pokok di buat oleh manager puncak atau oleh pemilik perusahaan
General policy kebijaksanaan umum yg di buat oleh manager madya
Departemental policy kebijaksanaan bagian yg di buat oleh manager lini pertama/supervisior atau mandor
? Syarat-syarat kebijaksanaan
clearty atau kejelasan artinya kebijaksanaan yg di ambil harus jelas maksud arah dan tujuanya
flexibility atau luwes artinya kebijakan itu juga jangan kaku
consistency atau konsisten artinya harus tetap dalam pendirian dan tujuanya
individuality artinya khas, tersendiri
? Rule adalah peraturan2 yg telah ditetapkan dan harus di taati
? Program adalaah suatu rencana yg pada dasarnya telah menggaambarkan rencana yg kongkret
? Budget adalah anggaran suatu rencana yg menggambarkan penerimaan dan pengeluaraan yg akan dilakukan dalam setiap bidang
? Strategi siasat perang
? Strategi2 dalam bidang perencanaan
1. Camel head in the tent(artinya hendaknya pengajuan rencana dilakukan bertahap, karena bila diajukan secara menyeluruh kemungkina besar rencana itu akan di tolak
2. Sowing seed on fertile ground strategi inimemberikan petunjuk bahwa untuk mengajukan suatu rencana pilihlah orang2 yg kiranya dapat menerima rencana itu.
3. Mass concerted offensive strategi ini di maksudkan apabila rencana itu telah dapat di terima pelaksananya jangan di tangguhkan kemungkinan rencana itu tidak dapat dilaksanakan secepatnya.
4. Confuse the isuue strategi ini dimaksudkan untuk mengalihkan perhatian dngan jalan menggunakan pendekatan yg tidak langsung menyinggung pokok persoalan
5. Use strong tacties only when necessary strategi ini hanya digunakan apabila diperlukan sekali
6. Pass the buck berarti melemparkan tanggung jawab kepada pihak lain sehingga yg bersangkutan terlepas dari segala akibat perbuatnya
? Ramalan2 perencanaan perusahaan
1. Economic forecasting
2. Governmental control and fiscal action atau pengawasan pemerintah dan tindakan pajak
3. Industry demand atau permintaan akan hasil2 industry
4. Consumer behavior
5. Individual firms sales
6. Social and ethical considerations
? Syarat2 perencanan dan rencana
1. Merumuskan dahulu masalah yng akan direncanakan
2. Perencaanaan harus di dasarkan padaa informasi data dan fakta
3. Menetapkan beberapa alternative dan premsnya
4. Putuskanlah suatu keputusan yg menjadi rencana
? Syarat-syarat rencana yang baik
1. Tujuan harus jellas , rasional, obyektif dan cukup menantang untuk dierjungkan
2. Rencana harus mudah dipahami dan penafsiranya hanya Satu
3. rencana harus dapat di pakai sebagai pedoman untuk pengendalian semua tindakan
4. Rencana harus bias dikerjakan oleh sekelompok orang
5. Rencana harus dipakai sebagai pedoman untuk bertindak ekonomis
6. Rencana harus flekible
7. Rencan harus menunjukan urutan2 dan waktu pekerjaan
8. Rencana harus berkesinambungan
9. Rencana harus meliputi semua tindakan yang akan dilakukan
10. Rencana harus berimbang
11. Dalaam rencana tidak boleh ada pertentangan antar departemen hendaknya saling mendukung
12. Rencana harus sensitive terhadaap situasi sehingga terbuk kemungkina untuk mengubah teknik pelaksanaanya tanpa mengalami perubahan pada tujuanya

2.6. Macam Perencanaan

1. Penggunaan
a. single use plans (sekali pakai)
b. repeats plan/standing plan (berulang/tetap).
2. Proses
1. policy planning
2. program planning
3. operasional planning
3. Jangka Waktu
1. long range planning (5 - 25 th),
2. intermediate planning (1 5 th),
3. short range planning (? 1 th)
4. Wilayah/tempat Pelaksanaan
1. Rural planning
2. city planning
3. regional planning
4. national planning
5. Materi/objek
1. personnel planning,
2. financial planning,
3. industrial planning,
4. educational planning,
5. sosio economic planning,
6. Segi umum dan khusus
1. general plans (rencana umum)
2. special plans (rencana khusus)
3. over all planning (perencanaan pola kerja umum)
4. network planning (perencanaan jaringan kerja)

2.7. Sumber Perencanaan

1. Kebijakan pucuk pimpinan;
2. Hasil pengawasan;
3. Kebutuhan masa depan;
4. Penemuan-penemuan baru;
5. Prakarsa dari dalam;
6. Prakarsa dari luar.

2.8. Pembuat Perencanaan

1. Perorangan (tenaga staf);
2. Unit staff (bagian perencanaan);
3. Panitia (badan perencanaan);
4. Kontraktkor (konsultan).

2.9. Tindakan/langkah-langkah Pokok Perencanaan

1. Menentukan masalah, tugas, tujuan dan kebutuhan secara jelas;

2. Mencari informasi secara lengkap yang berhubungan dengan berbagai kegiatan;

3. Mengorbservasi, meneliti, menganalisis dan mengklasifikasi informasi yang sudah terkumpul;

4. Melaksanakan metode perencanaan yang telah dibuat dengan menetapkan pelaksanaan rencana (memilih rencana yang diajukan/memantapkan perencanaan dan mempertimbangkan hambatan-hambatan dengan berbagai kegiatan;

5. Menetapkan planning alternatif;

6. Memilih dan memeriksa rencana yang diajukan;

7. Membuat sintesis (metode/alternatif penyelesaian);
8. Mengatur urutan dan waktu rencana secara terperinci;

9. Mengadakan evaluasi (penilaian).

2.10. Perencanaan Yang Baik

A. Mengetahui sifat/ciri/prinsip rencana yang baik, sbb:

1. Mempermudah tercapainya tujuan,
2. Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi,
3. Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan,
4. Disertai perincian yang teliti,
5. Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan,
6. Bersifat sederhana,
7. Luwes,
8. Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,
9. Bersifat praktis/pragmatis,
10. Merupakan forcasting.

B. Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian pertanyaan yang harus dijawab, sbb:

1. What (apa) = tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan)
2. When (kapan) = waktu (kapan hal tersebut perlu dilakukan)
3. How (bagaimana) = cara mengerjakannya (bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut)
4. Who (siapa) = tenaga kerja (siapa yang melakukan pekerjaan tersebut)
5. Where (dimana) = tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan)
6. Why (mengapa) = keperluannya (mengapa pekerjaan itu harus dilakukan).

C. Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan mempergunakan teknik-teknik ilmiah (scientific techniques of problem solving), melalui langkah:

1. Mengetahui sifat hakikat masalah yang dihadapi (know the nature of the problem).
2. Mengumpulkan data (collect data),
3. Menganalisa data-data (analisis of the data),
4. Menentukan beberapa alternatif (determination of several alternatives),
5. Memilih cara yang terbaik (selection of the seeminingly best way from among alternatives),
6. Pelaksanaan (execution)
7. Penilaian hasil (evaluation of results)


TAGS p manajemen


-

Author

Follow Me

Search

Recent Post